La empresa debe estar inscrita ante Compensar EPS. Si no lo está debe diligenciar el Formulario de Inscripción y Novedades de empresa y adjuntar los documentos soporte para tal efecto, según tipo de empresa. (ver numeral 3.2).
El trabajador debe manifestar libremente a su empleador, su decisión de afiliarse a Compensar EPS. Si se encuentra afiliado a otra EPS y desea trasladarse a Compensar, se debe tener en cuenta que cumpla con las condiciones establecidas para tal efecto. (ver numeral 3.6.6)
Recuerde que puede obtener los formularios y formatos que requiera, a través de nuestra sección de salud
El trabajador debe diligenciar completamente, el Formulario único de Afiliación para Trabajadores Dependientes y servidores públicos, el cual debe ser firmado por él y por el representante legal de la empresa, y el Formato de estado de Salud (ver Declaración Juramentada sobre el estado de salud del cotizante y grupo familiar numeral 9). Si el trabajador tiene cónyuge, recordar la importancia de unificar el grupo familiar en la misma EPS. Si va a afiliar beneficiarios, todos deben quedar registrados en un solo Formulario. Esta afiliación se puede realizar por medio físico o electrónico (herramienta TRANSAR).
El trabajador debe anexar todos los documentos soporte que acreditan su condición y la de sus beneficiarios, según corresponda. (ver numerales 3.3 y 3.4).
Hacer entrega del formulario y el soporte documental a Compensar EPS.
El funcionario receptor de la afiliación verificará que los formularios estén correctamente diligenciados y que se cumpla con el soporte documental necesario, según el caso. Si se trata de un traslado de EPS, validará si procede según se cumplan los requisitos legales establecidos. Si todo está en orden, aceptará la afiliación colocando el sello de radicado al formulario y hará entrega 2 copias (Empresa y Trabajador). Cuando la afiliación no cumpla los requisitos mínimos establecidos, la Entidad Promotora de Salud lo comunicará al solicitante y al respectivo empleador, dentro de los treinta días siguientes a la fecha de presentación del formulario en la cual se solicitó la vinculación, para efectos de subsanar los errores o las inconsistencias. (Artículo 46, Decreto 806/98).
La empresa debe conservar una copia de la afiliación radicada (empresa) y entregar la otra al trabajador.
Compensar EPS grabará la afiliación. Recordemos que la cobertura durante los primeros treinta (30) días será únicamente en los servicios de atención inicial de urgencias. El resto de los servicios contemplados en el POS les serán brindados treinta días después siempre y cuando hubiere efectuado el pago de la cotización respectiva.
La empresa debe hacer sus aportes a Compensar EPS según corresponda, en las fechas definidas por ley (ver numeral 4 ).

Nota: Independiente que el trabajador a afiliar sea nuevo en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (es decir: que nunca haya estado afiliado bajo ninguna condición; que habiendo estado afiliado haya dejado de cotizar durante más de seis (6) meses; o haya estado afiliado como independiente y tenga más de tres (3) meses de mora), o ya venga afiliado a Compensar pero sea nuevo en la empresa, el procedimiento es el mismo: Diligenciar Formulario de afiliación, anexar soporte documental correspondiente y en el mes siguiente realizar primer aporte con base en lo devengado durante el mes que inicio a laborar. Recuerde que los aportes al Sistema de Salud se realizan de manera anticipada.

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Cuando contrate personas que tengan vínculo con el Régimen de excepción

Si el trabajador contratado pertenece al Régimen de Excepción, no debe ser afiliado a ninguna EPS, el empleador debe respetar su afiliación a dicho régimen y remitir los aportes correspondientes directamente al FOSYGA, en los formularios que el Ministerio de Salud tiene establecidos para tal efecto. Los servicios asistenciales serán prestados exclusivamente a través del régimen de excepción y las prestaciones económicas serán cubiertas por el FOSYGA, en lo cual el empleador hará los trámites respectivos.
Si se contrata una persona cuyo cónyuge, compañero o compañera permanente pertenece al régimen de excepción, este trabajador no debe ser afiliado a ninguna EPS, su emplador deberá efectuar la respectiva cotización deirectamente al Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA. Si el régimen de excepción no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio régimen, el empleador deberá realizar la afiliación del trabajador obligatoriamente en el régimen contributivo y los beneficiarios quedarán cubiertos por el régimen de excepción.
Cuando la persona afiliada a un régimen de excepción, sin tener derecho a ello, reciba servicios de salud de una Entidad Promotora de Salud o de una Institución Prestadora de Servicios que no haga parte de la red de servicios del régimen de excepción, existirá obligación de estas Entidades de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario.

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